Spécial confinement: les outils du télétravail et du management à distance

Le télétravail est une pratique commençant à se répandre. Il en est de même du travail nomade et des pratiques de coworking. De nombreux outils en ligne bravant l’espace et le temps permettent en effet l’avènement de ces nouvelles tendances.

Considéré comme un excellent moyen de concilier vie personnelle ou professionnelle, la solution du télétravail est par ailleurs de plus en plus plébiscitée par les DRH.

Néanmoins, le management à distance ne s’instaure pas au hasard et réclame d’utiliser certains outils tout en adoptant des méthodes et des procédures de travail spécifiques. Il en va de la productivité de l’entreprise ! (voir ici notre article consacré à la mise en place du télétravail et du management à distance). En effet, le travail à distance ne s’organise pas d’un coup de baguette magique. Il découle généralement d’un plus ou moins long cheminement organisationnel. Il en faut effectivement des essais et du temps avant que les membres des équipes se coordonnent parfaitement et que les équipes entre-elles coopèrent (sans se « voir »!). Un vrai travail de chef d’orchestre pour le manager!

Le management à distance et le télétravail s’apparentent par ailleurs à une roue de secours en cas de contexte empêchant le déplacement des salariés. Nous pensons aux mouvements de gréves, notamment, ou le contexte de pandémie du coronavirus covid-19 par exemple. En de tels contextes de crise (et en l’absence d’un plan de crise bien huilé intégrant le télétravail avec ses procédures et ses méthodes), impossible de se laisser du temps pour bien faire les choses. Chacun apprend sur le tas et doit faire montre de bonne volonté. Le manager se doit toutefois, a minima, d’intégrer à sa stratégie les bons outils adaptés au travail nomade et au télétravail.

Home Office At Home Work Internet
Télétratail/home office: le monde du travail de demainPagDev / Pixabay

Les outils classiques du management à distance et du télétravail : téléphone et mail

Les premiers outils à prioriser sont les plus simples afin de pouvoir à minima communiquer. On veillera ainsi à ce que chacun soit muni d’un téléphone (mobile – smartphone) pour les appels ou les SMS, ainsi qu’un accès internet pour les recherches classiques et l’accès à une boite mail. Notons que le courriel à depuis ces dernières années tendance à supplanter le téléphone. Toutefois, ce moyen de communication demande parfois plus de temps et est susceptible de générer des incompréhensions. En effet, la communication écrite est par essence plus froide qu’une conversation physique ou téléphonique, et le risque d’interprétation erronée s’en trouve accru.

Au delà d’un navigateur, d’un moteur de recherche et d’une boite mail, l’accès à Internet permettra l’accès à d’autres outils connectés. Il s’agit de logiciels, d’applications et de services en ligne facilitant le télétravail et permettant d’être plus productif, de communiquer/dialoguer autrement, de suivre les projets, de piloter les travaux et de faciliter la collaboration. Il s’agit également d’outils permettant de traiter l’information (analyse, stockage, partage de datas ou de fichiers…).

Le classique tableau de bord

Que l’on manage en direct ou à distance, le tableau de bord demeure l’outil numéro 1 pour conduire une entreprise vers ses objectifs. En déterminant en amont les indicateurs les plus pertinents (liés aux objectifs stratégiques et déclinés par équipe/service), le tableau de bord permet en effet de piloter la performance de l’entreprise. Il mesure les réussites, l’avancement des projets, il évite les décrochages… Le tableau de bord offre par ailleurs idéalement une vue synoptique du pourcentage d’atteinte des objectifs en temps quasi réel. Il permet en outre de générer un historique afin de comparer l’existant aux situations antérieures.

Les outils du télétravail, de gestion de projet, de collaboration et de management d’équipes

Les équipes en télétravail multi-réparties ont tout intérêt à se coordonner via des outils de gestion de projets et de travail en équipe. Afin de choisir une telle appli ou solution en ligne, on s’attardera sur les fonctions suivantes :

  • Espace de travail partagé,
  • Groupes de discussion classés par sujets, chats internes,
  • Messageries instantanées publiques et privées,
  • Partage de documents,
  • Plannings partagés,
  • Timelines,
  • Outils collaboratifs de gestion de projets (rétroplanning, to-do list),
  • Outils d’appel audios/vidéos,
  • Partage d’écran pour des interventions en direct,
  • Possibilité d’intégrer d’autres solutions de partage de documents et de messageries afin d’éviter la multiplication des messages et des supports de lecture,
  • Sondages,
  • Tableaux de bord multi-indicateurs paramétrables,
  • Accès sur ordinateur, smartphone et objets connectés…

L’on optera bien sûr pour la solution la plus complète, intuitive et collaborative répondant aux besoins de l’entreprise. Selon le budget et les nécessités, certaines offrent des options gratuites ou payantes à divers tarifs. Parmi les solutions les plus plébiscitées, nous pouvons citer :

  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Trello
  • Asana
  • Azendoo
  • Quip

Chacune ont des spécificités différentes, sont plus ou moins complètes… A tester donc selon les besoins de l’entreprise et de l’équipe.

D’autres applications se résument à des messageries instantanées et à des groupes de discussions. Elles ont toutefois la cote en raison de la simplicité de leur utilisation et de leur capacité à diffuser rapidement de l’info au sein d’une équipe. Les plus connues sont Whatsapp et Viber. Certaines entreprises peuvent également utiliser Facebook Messenger.

La communication visuelle à distance

Afin de faciliter la communication d’informations à visualiser, certains outils sont à mobiliser.

Les tableaux blancs

Certains outils tels que Deekit s’apparentent à un tableau blanc permettant aux membres d’une équipe en télétravail d’écrire, de dessiner, de créer du contenu… Une solution facilitant la communication visuelle et la collaboration au sein d’une équipe ! Ce type d’outils est notamment utilisé dans les métiers de design, pour la prise de notes intuitive ainsi que pour les brainstormings !
Conceptboard prend également la forme d’un tableau interactif sur lequel on peut y ajouter du contenu visuel, des commentaires…

Les cartes mentales ou mind-mapping

D’autres solutions permettent plus spécifiquement de créer des cartes mentales (mind-mapping) pouvant être modifiées en temps réel par les membres de l’équipe. Certains permettent en outre de construire rapidement des diagrammes.
Nous pouvons citer, entre autres :

  • MindMap : extension chrome pouvant être synchronisée avec Google Drive et intégrer des informations issues du web
  • Gliffy – mind-maps et schémas divers ;
  • Xmind : mind-maps, schémas, tableaux…
  • Lucidchart : organisation d’idées, création de diagrammes, espace collaboratif…
  • Spider Scribe : génération de mind-maps pouvant intégrer des documents, des images, des Google maps…

Autres solutions de mind-mapping :

  • Mindmeister
  • Mind42
  • GitMind
  • Coggle
  • Zenkit
  • Stormboard
  • Whimsical
  • RealTimeBoard

Les outils de vidéoconférence

Lorsque les réunions en un point physique sont impossibles à organiser et que l’on souhaite sur certains sujets conserver des interactions orales et visuelles, la visioconférence devient indispensable.

Il existe de nombreuses solutions présentant pour chacune des options annexes

Skype (nécessite un compte Skype ou Microsoft) : chat, appels audio ou vidéo en groupe, envoi de fichiers, partage d’écrans…

  • Hangout : messagerie instantanée et système de vidéoconférence appartenant à Google. Cette solution permet de créer des visioconférences de deux à dix utilisateurs., de partager des fichiers notamment grâce à Google Drive, de partager la conférence sur Youtube…
  • Jitsi, solution open source gratuite prenant la forme d’une appli ou d’un service en ligne disponible sur le navigateur sans avoir à créer de compte.
  • Zoom : vidéoconférence, chat, partage d’écran, wébinars jusqu’à 100 personnes connectées, transcription automatique facilitant la rédaction de PV de réunion…

Documents collaboratifs

Parfois, il est nécessaire de pouvoir travailler à plusieurs mains sur un document, ce qui peut créer quelques problèmes, notamment de sauvegardes et de mise à jour. S’agissant du travail collaboratif sur un document, il existe des solutions bureautiques en ligne permettant de collaborer en même temps sur un même fichier. Nous pouvons citer principalement :

  • La suite Google Docs : les fichiers Google Docs sont stockés sur Google Drive et peuvent être modifiés en temps réel par plusieurs collaborateurs. A noter qu’avec Google Doc, la sauvegarde est automatique.
  • La suite Office Microsoft en ligne (Office online) accessible depuis un compte Office 365 payant ou par le biais d’autres comptes Microsoft gratuits (Outlook…). Les documents, stockés sur OneDrive, peuvent ainsi être modifiés par les collaborateurs invités à le faire.

Les outils d’envoi de documents

Lorsque l’on travaille à distance ou en équipe, il est parfois nécessaire de se transmettre des fichiers volumineux, tels que des photos HD, des plans, des vidéos… Les messageries électroniques acceptent certes les pièces-jointes, mais sont limitées à un certain volume. En moyenne de quelques dizaines de Mo maximum.

Afin de faciliter le partage de fichiers, il est possible d’opter pour la solution Wetransfer, la plus connue. Il s’agit d’un logiciel en ligne gratuit pour les envois jusqu’à 2 Go présentant des fonctionnalités appréciables : notification par email au destinataire, notification de réception et de téléchargement à l’expéditeur, rappels automatiques, partage de liens, expiration automatique des liens… Il est également possible d’opter pour la solution GrosFichiers, un service gratuit permettant le stockage et l’envoi de fichiers lourds (jusqu’à 4Go) sur des serveurs.

Outils de clouding et de partage/stockage de documents

Dropbox, Mega et Google Drive

Que l’on travaille au bureau ou à la maison, il y a toujours des fichiers à partager aux collègues, ou à sauvegarder. Pour ce faire, opter pour une solution de cloud permet de créer un espace virtuel sécurisé propice au stockage de documents, à la sécurisation de ceux-ci, ainsi qu’au partage à une liste restreinte d’utilisateurs.
Parmi les nombreuses solutions sur le marché, nous pouvons citer :
Dropbox, solution proposant une version gratuite de 2Go d’espace de stockage
Google Drive, solution offrant un espace de 15 Go (partagé avec la boite Gmail) et liée à l’ensemble de la galaxie d’outils Google.
Mega : Stockage gratuit de 50 Gigas.

Le couteau suisse Evernote

Nous pouvons accorder une mention particulière à un autre espace de stockage iconoclaste : Evernote. Evernote constitue certes un cloud, mais c’est surtout une appli accessible sur ordinateur, tablette et smartphone permettant de prendre rapidement des notes et de les partager avec son équipe. Evernote permet par ailleurs un sérieux gain de place en supprimant l’usage du papier. En effet, l’application permet de transformer un smartphone en scanner et d’envoyer les documents dans le Cloud en les classant dans les dossiers que l’on souhaite. Parfait pour les factures, les tickets de caisse, les documents importants à archiver, les mémos et penses bêtes qui traînent sur le bureau… Un coup de scan et hop, on peu classer le document ou le jeter tout en en gardant la trace dans le cloud.

Des outils facilitant les interactions avec le cloud

Il existe tout un panel d’outils facilitant l’emploi d’un cloud et le travail en équipe. Nous pouvons par exemple citer :

  • Zapier : automatise certaines tâches sur le cloud en les connectant entre-elles. Ex : téléchargement automatisé des pièces jointes de mail sur le cloud.
  • CloudHQ : outils permettant de synchroniser différentes plateformes, ce qui est bien utile quand les équipes utilisent des solutions de cloud diverses.

Les outils du télétravail permettant de mieux gérer la dimension « temps »

La gestion du temps est un enjeu numéro 1 dans un cadre de télétravail et de management à distance. Afin de renforcer la productivité en travaillant à la maison, il peut être judicieux de ne s’accorder qu’un certain laps de temps par tâche et de mettre en place un « time-tracker » (minuterie, en français!). Il est possible de chronométrer ses tâche très facilement en utilisant l’outil Toggle, par exemple. Un moyen de contrer la loi de Parkinson selon laquelle « tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ».

La gestion du temps dans le cadre du travail à distance peut également être impacté par la zone de localisation de vos équipes. Si celles-ci sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires différents, mieux vaut utiliser « My meeting Time » afin de trouver facilement des créneaux de travail en commun entre différentes régions du monde.

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Comment aménager son bureau pour être plus productif

Comment organiser sa journée de travail pour être plus productif

 

Les baromètres sociaux (Bleexo, TeamMood…)

Certains outils permettent d’envoyer des sondages rapides aux collaborateurs afin de les questionner sur leur humeur du moment, sur leur état de motivation… Les réponses sont bien sûr anonymes. Il ne s’agit pas en effet de réprimer les moins motivés osant exprimer leurs états d’âme, mais bien de générer des statistiques. Ces dernières permettent in fine de prendre le pouls de l’entreprise et des équipes. Un indispensable quand on manage à distance. Difficile en effet, sans rapport en face à face, de jauger le bien-être d’un collaborateur et, par extension, d’éviter les difficultés en termes de RH (démotivation, absentéisme, turn -over, marque employeur altérée…)

Pour délocaliser ses appels téléphoniques et les basculer sur son téléphone portable

Lorsque votre activité ou un contexte particulier impose le nomadisme ou le télétravail, il est idéal de pouvoir s’assurer que les appels professionnels vous suivent où que vous soyez. Il existe diverses applications de dématérialisation de la téléphonie d’entreprise, permettant notamment de basculer les appels professionnels, telles que RingOver. Cette appli facilite par ailleurs le télétravail grâce à ses diverses fonctions, notamment en matière de conférence téléphonique.

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