Organiser le travail de sa journée pour un max de productivité !

Soyez speed pour plus de slow – organiser sa journée de travail

Nous envions toutes et tous les personnes capables de mener de front plusieurs projets ambitieux tout en semblant ne pas manquer de temps libre ! Les journées contenant pour tout le monde 24 heures, il est légitime de nous interroger sur leur secret. Ce dernier réside assurément dans un mode de vie professionnel à la fois ultra-speed et organisé afin de pouvoir faire montre de slow attitude dans la vie privée.

Le temps, constituant une ressource à la fois nécessaire, limitée et périssable, se doit d’être géré de manière optimale. Retrouvons ci-après diverses techniques permettant d’accroître son efficacité et son efficience au travail. Le but étant d’organiser sa journée de travail pour plus de productivité et pour profiter davantage de sa vie personnelle.

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  • Planifier et hiérarchiser les tâches

L’adage « perdre du temps pour en gagner » est bien connu. Planifier les tâches à réaliser assorties d’objectifs constitue le premier réflexe de la journée. Pour ce faire, les plus productifs n’hésitent jamais à passer un quart d’heure à rédiger une « to do list ». Celle-ci priorise l’urgence ainsi que les tâches les plus désagréables. Pourquoi ? Tout simplement afin de réduire d’entrée de jeu les facteurs d’anxiété polluant l’esprit.

Ces dernières céderont place aux tâches importantes, répondant à la règle de Pareto également connue sous le nom du principe des 80/20 (20% des actions apportent 80% des résultats).

La journée se clôturera par la besogne à faible valeur ajoutée ainsi que par les tâches faciles et agréables faisant figure de récompenses. Notons qu’il est préférable de regrouper les opérations identiques ou presque afin de maximiser la productivité. Au fur et à mesure des réalisations, la liste sera biffée, ce afin de développer le sentiment d’efficacité. Rien n’est plus motivant et satisfaisant de rayer d’un trait un travail accompli afin de se sentir avancer !

Checklist Clipboard Pen Paper
To do list Deedster / Pixabay
  • Estimer leur durée

Dans le but d’optimiser une journée de travail, il est parfois indispensable d’estimer la durée de chaque tâche en évitant autant que faire se peut le risque de sous-évaluation. Vouloir en faire trop ne mène en effet nulle part et rien n’est plus démotivant de ne pas effectuer le travail prévu.

Une fois dans l’action, un minuteur peut être d’un grand secours pour déjouer la loi de Parkinson, affirmant que tout travail finit par occuper la totalité du temps disponible. De même, les projets s’inscrivant dans la durée comporteront des jalons et des dates butoirs.

  • Maximiser le taux de concentration

En situation de travail, les sources de distraction ne manquent jamais. Au bureau, l’usage des réseaux sociaux (à finalité professionnelle… ou non), les courriels et autres activités sur le web sont non seulement chronophages, mais sabordent également l’attention. C’est pourquoi il est préférable de bannir ces activités en dehors de quelques plages horaires spécifiquement prévues. Il est également conseillé de filtrer les appels afin de limiter les interruptions intempestives.

Par ailleurs, il demeure plus facile de se concentrer lorsque l’espace de travail est ordonné. Einstein aurait jadis affirmé que « l’ordre n’est que pour l’imbécile, le génie règne sur le chaos »… Certes, mais n’est pas Einstein qui veut !

  • Petits conseils en vrac pour organiser sa journée de travail

Les plus productifs évitent la procrastination, la réunionite, tentent au maximum d’automatiser voire de déléguer certaines tâches, tout en évitant d’enchaîner les actions nécessitant une attention maximale. Afin de se régénérer, ils n’hésitent pas à s’imposer régulièrement des micro-pauses. Ils se forcent enfin à devenir de parfaits paresseux (et non pas des fainéants !), en cherchant à atteindre les résultats prévus en dépensant un minimum d’énergie.

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