Plus de productivité avec un bureau ordonné !
Ranger son bureau est la clef de la réussite, vous ne pensez pas?
“Si la vue d’un bureau encombré évoque un esprit encombré alors que penser de celle d’un bureau vide ?”. Cette célèbre citation, dont on attribue la paternité à Einstein, revient sans cesse aux lèvres des personnes désordonnées lorsqu’on évoque l’état de leur espace de travail. Il s’agit selon eux d’un « bazar organisé », pour ne pas employer une expression populaire plus triviale. Une excuse irrecevable, assurément. Si le chaos est susceptible de nourrir l’inspiration, il demeure difficile, voire impossible, d’être productif dans de telles circonstances.
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Un bureau propre avant de partir en congés
Votre bureau est couvert de brouillons qui ne servent plus, de stylos inutilisables ? Le simple fait de fouiller votre bannette à courriers s’apparente à de l’archéologie administrative ? Sans conteste, vous souffrez a minima de collectionnite aiguë et vous partagez de ce fait au moins un point commun avec l’auteur de ces quelques lignes ! A l’aube du départ en congés, il est grand temps de faire place nette. Cela nous permettra de faciliter la tâche des collègues qui nous remplaceront, de faire un point sur notre travail et partir l’esprit serein, mais également de redémarrer du bon pied au retour des vacances.
Voici une petite méthode en 4 étapes pour ordonner son bureau !
Ranger son bureau et gagner en productivité en 4 étapes
Étape 1 : ranger son bureau: faire le grand ménage + un classement !
Commençons sans plus attendre par un vrai grand ménage (et sans mettre la poussière sous le tapis !). Enlevons tout ce qui jonche le bureau et trions son contenu en faisant deux tas : l’un rassemblera les indispensables et les documents importants, un autre les objets et les dossiers dont on ne se sert peu ou plus. Nous passerons ensuite en revue ce deuxième tas afin d’archiver ce qui mérite vraiment de rejoindre les placards avant de passer à un impitoyable « classement vertical » de ce qui reste. Hop, à la poubelle !
Étape 2 : s’imposer de bonnes habitudes pour gagner du temps
Nous nous sommes fait violence et nous retrouvons enfin un espace de travail aéré et fonctionnel. Il s’agit maintenant de s’imposer une organisation au service de notre productivité ainsi que des habitudes à respecter coûte que coûte, quand bien même nous serions « charrette » ou aurions la « tête dans le guidon ». Certaines bonnes pratiques (la plus élémentaire, remettre toujours chaque chose à sa place) ne prennent que quelques secondes de notre temps et permettent en retour d’économiser au quotidien de précieuses minutes.
Si d’aventure une journée ne vous a laissé aucun moment de répis et que le bureau s’avère désordonné en fin d’après-midi, ne repartez en aucun cas à la maison avant de « faire un coup de propre ».
Étape 3 : s’équiper de trieurs pour ses documents
Idéalement, nous opterons pour un trieur permettant d’effectuer un classement en temps réel : un espace réservé aux courriers dont nous n’avons pas encore pris connaissance, un autre pour les affaires à traiter par ordre d’importance, et un troisième pour les papiers à archiver. Attention, ce troisième espace ne doit pas devenir un nouveau dépotoir !
Insistons bien sur le fait de s’imposer l’habitude de traiter en temps réel ! Sur le côté du bureau, à portée de main, une to-do list et des fluos de couleur permettrons d’organiser le travail de la journée et, de nouveau, de les classer par ordre d’importance.
Étape 4 : s’équiper d’autres espaces de rangement et d’un matériel adéquat pour gagner du temps
Outre notre bureau, il est primordial de disposer d’autres espaces de rangement fonctionnels, tels qu’une étagère, un caisson à roulettes avec tiroirs à dossiers suspendus, mais aussi une poubelle et un destructeur de documents. En outre, le petit matériel indispensable rejoindra un tiroir à proximité. Avoir tout sous la main permet de gagner un temps fou et donc d’abattre deux fois plus de travail en une journée !
Alors, prêt à passer à l’action ? Pour ma part, je réponds OUI… enfin…euh… j’essayerai, quoi !